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Guía abierta, sin registro

Guía del trámite UPME y DIAN

Lo que aprendimos acompañando trámites, escrito para que no pierdas una cita ni una devolución: dónde va la cita, cómo debe ir tu nombre, qué documentos no sirven y cuánto tarda cada etapa.

Los errores que más rechazos causan

Revisamos estos puntos antes de radicar tu expediente. Si alguno falla, la DIAN devuelve la solicitud aunque el resto esté perfecto.

Los cinco soportes del cliente

Falta aprobar alguno de los cinco soportes del cliente.

Formatos del expediente generados

Falta generar o firmar algún formato del expediente.

Certificación bancaria con menos de 30 días

La certificación bancaria debe tener menos de 30 días de expedida.

Cuenta a nombre exclusivo del solicitante

La cuenta debe estar a nombre exclusivo del solicitante.

Banco dentro del sistema CENIT

El banco de la certificación no está en el sistema CENIT: la DIAN rechaza la consignación. Usa un banco tradicional a tu nombre.

Factura electrónica con CUFE

Falta el CUFE de la factura electrónica de venta.

Cédula y RUT en un solo PDF

La UPME exige la cédula y el RUT en un solo PDF: genera el combinado desde tu centro de documentos.

Domicilio del RUT registrado

Registra el domicilio de tu RUT en tu perfil para saber en qué seccional pedir la cita.

Poder cuando el vehículo tiene dos propietarios

El vehículo figura a nombre de dos personas y falta el poder autenticado en notaría.

Partida arancelaria coherente con la tracción

La partida arancelaria no corresponde a la tracción del vehículo.

Nombre en el orden del RUT

Revisa que tu nombre esté en el orden del RUT: primero apellidos y luego nombres.

Valores sin centavos en el Formulario 010

Los valores del Formulario 010 deben ir sin centavos, redondeados hacia abajo.

La ciudad monitoreada es la seccional del RUT

La ciudad que monitoreas no corresponde a la seccional de tu RUT: la cita debe pedirse en la seccional del domicilio que figura en el RUT.

Trámite UPME

Nombre y documento, en el orden del RUT

Un nombre escrito al revés frente al RUT hace que la validación de identidad falle.

  1. 1Escribe el nombre igual que en el RUTPrimero apellidos y después nombres, en ese orden. La cédula va al contrario, y copiar el orden de la cédula es el error más común.
  2. 2Ingresa el número del documento sin puntos ni espaciosSi tu RUT es NIT, incluye el dígito de verificación tal como aparece.
  3. 3Revisa la direcciónDebe ser el domicilio que figura en el RUT, no donde vives hoy ni donde compraste el vehículo.

Crítico: Un nombre con los apellidos al final, como en la cédula, hace que la validación automática de identidad falle y devuelva la solicitud.

Cédula y RUT en un solo archivo PDF

La validación automática de la UPME exige los dos documentos juntos.

  1. 1Carga la cédula por ambas carasSirve un PDF o una foto legible.
  2. 2Carga el RUT actualizadoDescárgalo de la DIAN en PDF para que el texto sea legible.
  3. 3Deja que la plataforma los unaEn tu centro de documentos aparece el archivo combinado, listo para subir en la UPME. No lo armas a mano.

Advertencia: Si subes la cédula y el RUT en archivos separados, la UPME no pasa la validación automática.

Pago con PSE y número CUS

La pasarela de la UPME cobra por PSE con Wompi, y el pago se valida con el CUS.

  1. 1Paga por PSELa pasarela es Wompi, con los botones de PSE de tu banco.
  2. 2Ubica el número CUSViene en el comprobante de la pasarela. Si el comprobante del banco no lo muestra con claridad, adjunta el que PSE envía a tu correo.
  3. 3Guarda el soporteSúbelo en tu centro de documentos para tenerlo a mano si la UPME lo pide.

Crítico: Sin el número CUS el pago no se puede validar y la solicitud queda detenida aunque el dinero ya haya salido de tu cuenta.

Vehículo a nombre de dos personas

Define quién solicita la devolución y prepara el poder desde el principio.

  1. 1Indica que el vehículo tiene dos propietariosSe registra en los datos del vehículo, en tu panel.
  2. 2Define al solicitante principalEs quien cobra el 100% de la devolución ante la DIAN.
  3. 3Genera el poderLa plataforma redacta el borrador; el otro propietario lo firma y lo autentica en notaría.
  4. 4Carga el poder firmadoSin el poder autenticado no se puede radicar el expediente completo.

Advertencia: Si la factura o la tarjeta de propiedad está a nombre de dos personas y no hay poder, la DIAN solo reconoce la parte proporcional.

La partida arancelaria va según la tracción

AWD y RWD/FWD no comparten partida, y equivocarla devuelve la solicitud.

  1. 1Indica la tracción del vehículoTracción en las cuatro ruedas (AWD o 4x4) o tracción delantera o trasera.
  2. 2Revisa la partida sugerida8703.80.10.00 para las cuatro ruedas y 8703.80.90.00 para delantera o trasera.
  3. 3Confírmala con la declaración de importaciónSi el vehículo se importó directamente, la partida debe coincidir con ese documento.

Advertencia: Una partida que no corresponde a la tracción es causal de devolución de la solicitud.

Puedes iniciar sin tener el carro todavía

El trámite de la UPME arranca con la orden de pedido o la reserva.

  1. 1Sube la orden de pedido o la reservaCon ese soporte se puede iniciar la solicitud de certificación.
  2. 2Avanza mientras llega el vehículoLa trazabilidad del trámite ya queda registrada en tu panel.
  3. 3Actualiza cuando llegue la facturaCuando recibas la factura electrónica, cárgala: el CUFE es indispensable para la devolución ante la DIAN.

Devolución DIAN

La cita se pide en la seccional de tu RUT

No sirve la ciudad donde vives hoy ni donde compraste el vehículo.

  1. 1Mira el domicilio de tu RUTEse es el dato que define la seccional, aunque vivas en otra ciudad.
  2. 2Agenda en esa seccionalSi el portal te ofrece otra, cambia la ciudad antes de confirmar el cupo.
  3. 3Actualiza tu domicilio si cambióSi te mudaste y ya actualizaste el RUT, actualiza también tus datos en la plataforma.

Crítico: Agendar en una seccional que no corresponde a tu RUT hace que te devuelvan en la ventanilla y pierdas el cupo.

Cómo agendar: Persona Natural, Videoatención y Devoluciones

La ruta exacta dentro del portal de agendamiento de la DIAN.

  1. 1Entra con tu cédulaEn agendamiento.dian.gov.co, con el número de documento del titular.
  2. 2Elige Persona NaturalPrimero Persona Natural, después Videoatención y por último Devoluciones.
  3. 3Toma el primer cupo de tu seccionalLos cupos se agotan rápido: entre más pronto confirmes, mejor.

Qué pasa el día de la cita

Muchas veces el funcionario no se conecta y la cita se usa para habilitar la carga de documentos.

  1. 1Conéctate igualTen a mano el expediente completo y tu cédula.
  2. 2Si no hay videollamadaEl espacio sirve para que habiliten la carga de documentos de tu caso o para que te indiquen el envío por correo.
  3. 3En Bogotá la entrega es digitalLos archivos se cargan dentro de la misma cita.
  4. 4Guarda el soporteConserva el pantallazo de la cita y el número de radicado.

Información: Que nadie se conecte no es un error tuyo ni de la plataforma: es la dinámica normal de la agenda.

Formulario 010: las casillas que más se equivocan

Casilla 12 con la seccional del RUT, casilla 20 con el tipo de documento y casilla 40 con abono en cuenta.

  1. 1Casilla 12 — SeccionalLa misma del domicilio de tu RUT.
  2. 2Casilla 20 — Tipo de documentoCódigo 13 si es cédula de ciudadanía y código 31 si es NIT.
  3. 3Casilla 40 — Forma de devoluciónABONO EN CUENTA.
  4. 4Casillas de valoresSin centavos: el valor solicitado se redondea hacia abajo.
  5. 5FirmaSirve la firma digital o la imagen escaneada, siempre que corresponda a tu firma manuscrita.

Crítico: Un valor con centavos o una firma que no coincide con la del documento hacen que el formulario se devuelva.

Certificación bancaria: el error que más rechazos causa

Neobancos fuera de CENIT y certificaciones viejas: dos rechazos evitables.

  1. 1Usa un banco tradicionalBancolombia, Davivienda, Banco de Bogotá, Caja Social, Banco de Occidente, entre otros.
  2. 2Evita los neobancosLa DIAN rechaza cuentas que no están en el sistema CENIT, como Nu Bank: la devolución sencillamente no llega a esas cuentas.
  3. 3Pide la certificación con menos de 30 díasUna certificación vieja obliga a pedirla de nuevo.
  4. 4Confirma que la cuenta sea tuya y solo tuyaEl titular debe ser el solicitante; no sirve una cuenta compartida o de un familiar.

Crítico: Con una cuenta de neobanco la devolución se rechaza, aunque todos los demás documentos estén perfectos.

La factura electrónica y el CUFE

El recibo de reserva o de caja no sirve: se necesita la factura con el CUFE.

  1. 1Busca la factura electrónica de ventaNo sirve el recibo de reserva, el de caja ni el comprobante del concesionario.
  2. 2Copia el CUFE completoEs el número largo que viene en el archivo de la factura; si no lo ves, búscalo en el correo con el que te la enviaron.
  3. 3Vuelve a descargarla si hace faltaLos portales de los concesionarios y de los proveedores permiten descargar de nuevo la factura con su CUFE.

Crítico: Sin el CUFE la relación de facturas no se puede armar y la devolución no avanza.

Los documentos que se radican

Cinco soportes del cliente más los formatos que genera la plataforma.

  1. 1Los cinco soportesCédula, RUT, certificación bancaria, factura electrónica con CUFE y certificado UPME.
  2. 2Los formatos de la plataformaFormulario 010, carta de remisión, relación de facturas y declaración juramentada.
  3. 3Si hay dos propietariosAgrega el poder autenticado en notaría.
  4. 4Revisa el semáforoEn Mi trámite ves qué falta y qué está bloqueando la radicación.

Poder autenticado cuando hay dos propietarios

El segundo propietario autoriza al solicitante a cobrar el 100% y renuncia a reclamos.

  1. 1Genera el borradorEstá en tu centro de documentos, con los datos de los dos propietarios.
  2. 2Fírmalo ante notaríaEl segundo propietario firma y autentica el poder; en el borrador va la autorización expresa para cobrar el 100%.
  3. 3Cárgalo firmadoReemplaza el borrador por el documento autenticado.

Advertencia: Sin el poder autenticado la devolución solo reconoce la parte proporcional del solicitante.

Después del trámite

¿Y si vendo el vehículo después?

Venderlo no te quita la devolución del IVA, pero sí tiene efecto en la deducción de renta.

  1. 1La devolución no se pierdeEl IVA se devuelve por pago de lo no debido: vender el carro más adelante no borra ese derecho.
  2. 2La deducción sí se afectaSi dedujiste el 50% del IVA en renta y vendes el vehículo antes de cumplir su vida útil, debes reintegrar ese beneficio a la DIAN.
  3. 3Cuéntale a tu contadorIndícale en qué año vendiste el vehículo para que lo reporte bien en la declaración.

Información: Son dos trámites independientes: uno es la devolución del IVA pagado y el otro la deducción en la declaración de renta.

Cuánto tarda cada etapa

Radicado en 1 a 3 días, admisión hasta 50 días hábiles y luego la consignación.

  1. 1RadicaciónEl día de la cita, con el expediente completo.
  2. 2Radicado asignadoEntre 1 y 3 días hábiles después de radicar.
  3. 3Auto de admisión o resoluciónPuede tomar hasta 50 días hábiles. Si falta un documento, en este paso lo piden.
  4. 4Consignación en la cuentaDespués de la resolución, en la cuenta bancaria certificada.

Si la DIAN pide algo más

El auto de admisión dice exactamente qué falta y se puede responder.

  1. 1Lee el auto de admisiónAhí está el detalle del requerimiento y el plazo para responder.
  2. 2Carga el documento corregidoSúbelo en tu centro de documentos y te avisamos cuando esté revisado.
  3. 3Se radica de nuevoLa carta de remisión se actualiza con los documentos que agregaste.
  4. 4Sigue el estadoEn Mi trámite ves en qué etapa está tu expediente.

Advertencia: Si no se responde dentro del plazo del requerimiento, la DIAN puede archivar la solicitud.

Qué documentos necesitas

Esta es la lista completa del trámite. En los planes con acompañamiento los validamos y los cargamos por ti; si prefieres hacerlo tú, en tu panel quedan ordenados y revisados.

  • Obligatorio

    RUT

    Descarga tu RUT actualizado en la DIAN y súbelo en PDF. Revisa que el nombre vaya en el orden del RUT: primero apellidos y después nombres, igual que en el documento. El domicilio que figura aquí define la seccional donde debes pedir la cita.

    Máximo 10 MB · application/pdf

  • Obligatorio

    Cédula de Ciudadanía

    Sube la cédula legible por ambas caras, en PDF o como foto. La UPME valida tu identidad comparando la cédula con el RUT, así que los dos documentos deben ir juntos: nosotros los unimos en un solo PDF por ti.

    Máximo 10 MB · application/pdf, image/jpeg, image/png

  • Obligatorio

    Certificación Bancaria

    Debe estar a nombre exclusivo del solicitante, con menos de 30 días de expedida, y ser de un banco tradicional (Bancolombia, Davivienda, Banco de Bogotá, Caja Social, etc.). La DIAN rechaza la devolución si la cuenta es de un neobanco que no está en el sistema CENIT, como Nu Bank: aunque el certificado esté perfecto, la devolución no llega a esa cuenta.

    Máximo 10 MB · application/pdf, image/jpeg, image/png

  • Obligatorio

    Factura Electrónica de Venta

    Necesitamos la factura electrónica de venta con el CUFE visible (el número largo que empieza con letras y tiene 96 caracteres). El recibo de reserva o de caja NO sirve. Si no encuentras el CUFE, búscalo en el correo con el que te enviaron la factura o descárgala de nuevo desde el portal del proveedor.

    Máximo 15 MB · application/pdf

  • Opcional

    Certificado UPME

    Si ya tienes el certificado UPME, súbelo aquí. Si empiezas desde cero, lo tramitamos nosotros y aparecerá en tu centro de documentos en cuanto la UPME lo emita.

    Máximo 10 MB · application/pdf

  • Obligatorio

    Formulario 010

    Lo diligenciamos nosotros: casilla 12 con la seccional de tu RUT, casilla 20 con el tipo de documento (13 para cédula, 31 para NIT), casilla 40 con ABONO EN CUENTA y los valores sin centavos, redondeados hacia abajo. Revísalo, fírmalo con tu firma manuscrita (sirve la imagen escaneada) y súbelo.

    Máximo 15 MB · application/pdf

  • Obligatorio

    Carta de Remisión

    Se genera con tus datos y con el detalle de los documentos que acompañan la solicitud. Revísala, fírmala y preséntala con el resto del expediente.

    Máximo 15 MB · application/pdf

  • Obligatorio

    Relación de Facturas

    Se arma automáticamente con las facturas que registraste: número, CUFE, valor y IVA pagado. Si compraste el vehículo con varias facturas, agrega cada una.

    Máximo 15 MB · application/pdf

  • Obligatorio

    Declaración Juramentada

    Declaras bajo juramento que el IVA pagado no ha sido tratado como costo, deducción ni descuento tributario en tu declaración de renta. Se genera lista para que la firmes.

    Máximo 15 MB · application/pdf

  • Opcional

    Poder Autenticado en Notaría

    Solo aplica si el vehículo se compró entre dos personas: el otro propietario autoriza al solicitante a cobrar el 100% de la devolución del IVA y renuncia a reclamos futuros. La plataforma genera el borrador, pero el documento debe firmarse y autenticarse en notaría.

    Máximo 15 MB · application/pdf

La cita va en la seccional de tu RUT

Es la regla que más cupos hace perder: la DIAN atiende la devolución en la Dirección Seccional del domicilio tributario que figura en tu RUT, no en la ciudad donde vives hoy ni donde compraste el vehículo.

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